槓槓中年的大人系工作術 – [新手主管領導課 #3: 人多真的好辦事?]

槓槓中年的大人系工作術 – [新手主管領導課 #3: 人多真的好辦事?]

大家好,我是槓槓的中年 – Kash

當公司營運逐漸上了軌道,客戶的需求,不管是品質的需求或是數量的需求,都逐漸升高,團隊中的夥伴們,每天的工作時間也越來越長,加班已經變成常態,我的核心班底: 阿傑,葛蕾絲有一天找我討論一件事

“Kash, 客戶期待我們服務的工作範圍越來越多了,雖然業績也明確的看到成長,但是我們的夥伴的工作負擔越來越大了,不管工作量以及工作的內容都在改變,夥伴們已經有了一些怨言,是否我們應該要考慮加入更多的夥伴,不然之後大家可能都會提辭呈了,這樣我們會遇到更大的問題啊!”

我聽完他們的想法,也查看了客戶的工作排程以及每個人的工作量,我也同意應該是要討論增加人手的可能性,我說: “我了解你們的想法,看來加人是能夠緩解目前大家工作量的辦法之一,但是,我先問你們,人多真的好辦事嗎?,另外你們確認要補哪一個工作職能的人嗎”

全球最大線上零售商亞馬遜 (Amazon) 創辦人 Jeff Bezos 有個著名的「兩個比薩」原則 (two-pizza rule):如果沒辦法用兩個比薩餵飽團隊中的所有人,就代表這個團隊明顯的太大了。

人多好辦事,是一個再正常都不過的想法了,以前的農業時代跟工業時代,人員勞動力都是一個明確的效能指標,但是數位時代,與其大量的製造產品,更重視的創意的發想,所以一個人太多的團隊,容易出現下面三個人多好辦事的陷阱

1: 溝通成本大幅提高
人多也代表嘴雜,主管的注意力是有限的,如果你的管理人數,我們又稱管理跨度,太多太大的話,你的溝通效率以及準確度勢必會大大降低,進而產生問題,然後,你又為了解決溝通所產生的問題,就舉行了更多的會議,拉了更多的夥伴進入會議,很多的時間也就耗在會議中,所以團隊的效率就被拉低了,在創意導向的產業,時間是你最大的天花板。

2: 創意無法被展現
人類是一種社會性動物,在多人的環境中,人會趨於遵循團隊或主管的意見,反而有創意或獨特的意見沒辦法被有效凸顯,因為獨特通常是危險的,遵循主管的意見是安全的。所以多人的團隊,通常會產生出一個安全但平庸的策略。

3:團隊容易有莫名的樂觀
因為人類從眾的習性,如果團隊中越多人認同自己也認同的想法,就會認為自己是站在多數的一方,我的想法也是對的,所以多人團隊的樂觀程度與小團隊的樂觀程度來對比,是比較強烈的,但這只是因為人多,所產生的思考盲點,不一定代表事實。

但是講回來工作的現實,夥伴的工作量遽增是明確的現象,所以我們應該如何有效解決團隊人力不足的問題而不會踏入上述所講的三個陷阱呢?

1:重新釐清工作項目,降低沒有生產力的工作動作 其實工作職場上很多人在瞎忙,因為他們只是因循舊習的在做過去主管或是公司給予的做事原則在做,但是這不一定是有效的工作,舉例: 做報表,我們數位廣告產業的從業人員,做得最制式化工作也最花時間的工作就是製作用人工製作報表,所以我們用數位工具自動從廣告帳號中拉取數據,我們的夥伴只要一鍵就產生報表,花費的時間從1小時減少成5分鐘,自然工作的效率就明顯的提升了!

2:清點工作流程中的瓶頸
重新了解工作流程中,到底是哪個步驟中,產生了瓶頸,工業工程領域的著名教授高德拉特所寫,被經濟學人喻為最成功的企管小說,目標:簡單有效的常識管理提到的,每個企業或組織都是一個有機的系統,而系統中必然存在少數的制約因素(也就是瓶頸),限制了系統的績效,工作組織管理便是從瓶頸管理出發,透過有系統、持續地去除瓶頸,達到效率的最大化,舉例:工作簽核流程的主管常常在會議中,但目前的流程又非得要他通過簽核,才能進行下一步的動作,所以找到你的工作流程中,會造成瓶頸的地方是哪一些,讓整個團隊都因為瓶頸而停擺。

3: 重新調整工作順序,提高工作流量
清點完工作流程中的瓶頸之後,主管們要坐下來一起確認並調整如何解除瓶頸,當瓶頸被解除之後,團隊的工作不會被瓶頸影響而停擺,而可以更順利的同步進行工作,團隊工作生產力就會有效被帶動了。但是這邊要提醒你,解除了一個瓶頸,可能會創造另外一個瓶頸,所以清點瓶頸是你要一直持續進行的動作。

4: 調整後,才知道應該要招募哪些必要的夥伴
當我們做完上述三個動作後,可能,我們勢必還是要招募新的夥伴,但是這個時候,因為你對於整個團隊跟運作有了更全面的了解,所以你會了解要招募哪一種職能的夥伴以及人數,才能有效的提升團隊的戰鬥力。如果你沒有進行這樣的盤點就貿然找人,你就一腳陷入人多好辦事的陷阱裡了!

我是槓槓的中年 – Kash
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